No âmbito da disciplina arquivística, são estabelecidas etapas para o efetivo gerenciamento dos documentos. O ciclo de vida dos documentos é tratado pelaTeoria dasTrês Idades, cujo objetivo é:
estudar os princípios e as técnicas de duplicação e reprodução de documentos que não recorrem à fotocópia, filmagem e microfilmagem.
mostrar como será a nova política documental na instituição, descrevendo os novos procedimentos de registro, distribuição e movimentação dos documentos.
coletar os dados (informações) inerentes à documentação institucional, com o propósito de determinar as formas de acondicionamento dos seus documentos.
garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, quando solicitada.
classificar estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição.