Os documentos apresentam elementos característicos comuns que são considerados para a sua organização, entre eles:
caráter corrente, temporário e permanente.
suporte, formato, espécie e contexto de produção.
primários, secundários, terciários e quaternários.
catálogos, guias, repertórios e índices.
impressos, eletrônicos, virtuais e objetos.
