Considere a definição abaixo:
O relatório de uma biblioteca é o conjunto de informações sobre acervo, serviços prestados, usuários e recursos humanos, físicos, materiais e financeiros, ordenado de modo a mostrar a situação da biblioteca em dado período de tempo. Não é apenas uma contabilização de dados, mas o resultado de um processo que transforma dados em informação, isto é, que os analisa, atribuindo-lhes significação no contexto da biblioteca.
De autoria de Maria Christina Barbosa de Almeida, ela destaca o papel do relatório da biblioteca como instrumento no processo de planejamento, pois esse documento
possibilita um momento de reflexão em que, tendo como referência o plano de trabalho para o período, analisa a situação existente e avalia os resultados alcançados e os problemas encontrados.
fornece subsídios para identificar e contextualizar os problemas enfrentados durante o período, bem como para identificar os culpados por seu aparecimento.
propicia a identificação e o estabelecimento de indicadores de qualidade dos serviços.
garante a racionalização dos atos administrativos, possibilitando a transparência na aplicação dos recursos e a participação da comunidade nas decisões mais importantes.
facilita a elaboração de uma política de relações públicas da biblioteca.