Em estudos qualitativos, a quantidade de dados coletados pode ser bastante grande. Por isto, os pesquisadores precisam tomar decisões de como categorizar e representar os dados. Sobre esta redução de dados, pode-se afirmar:
quando temas semelhantes são encontrados, deve-se desenvolver um código semelhante para cada um deles.
a codificação eletrônica é mais ágil, facilitando a comparação, mas traz dados mais superficiais.
as anotações de campo devem ser descartadas logo assim que os dados forem inseridos no banco de dados.
as porções de transcrições que não contenham informações relevantes devem ser catalogadas e receber um código apropriado.
na categorização, os pesquisadores dividem as seções da transcrição em categorias e rótulos.