Conforme o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a digitalização é “a conversão de um documento para o formato digital” (Arquivo Nacional, 2005). Esse processo proporciona algumas vantagens como a rapidez na recuperação de documentos e informações nas rotinas de trabalho, bem como na tomada de decisões. A Lei nº 12682/2012 refere-se ao uso adequado da digitalização como estratégia de preservação documental quando:
o documento digitalizado puder ser editado, a fim de preenchê-lo, por meio de software de edição de imagem, com possíveis informações perdidas do documento original que esteja danificado, salvando-o nos formatos TIFF, PNG ou PDF
de acordo com o disposto da legislação pertinente, depois de serem digitalizados, os registros públicos originais de valor permanente não sejam preservados
o efeito jurídico dos documentos digitalizados nos termos da lei não se torne o mesmo conferido aos documentos microfilmados, regidos pela Lei nº 5433/68, que regula a microfimagem de documentos oficiais e dá outras providências e de regulamentação posterior
a digitalização é feita de tal maneira que mantenha a integridade, a autenticidade e, se preciso, a confidencialidade do documento digital, com emprego de certificado digital emitido no domínio da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil)