Como funções básicas do arquivo, Marilena Leite Paes considera:

apoio à tomada de decisão e acesso à informação.

guarda e conservação dos documentos, visando a sua utilização.

eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos.

garantia da produção, manutenção, preservação de documentos arquivísticos confiáveis, autênticos e compreensíveis.

garantia das qualidades de um documento arquivístico, tais como organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.