O guia e o inventário são dois tipos de instrumentos de pesquisa. O primeiro é direcionado ao público em geral e apresenta uma visão ampla do conjunto dos serviços de arquivo, divulgando ao pesquisador os recursos da instituição, os fundos custodiados por ela e os instrumentos de pesquisa específicos disponíveis. O segundo é elaborado a fim de descrever sumariamente os conjuntos documentais no todo ou em partes.
o guia e o inventário são similares, por apresentarem descrições parciais dos fundos. A singularidade do inventário em relação ao guia é a descrição dos fundos no todo. Enquanto o guia apresenta uma descrição pormenorizada de cada fundo custodiado pela instituição ou serviço de arquivo.
o primeiro é um instrumento geral e o segundo específico, motivo pelo qual não existe similaridade a ser destacada entre os dois.
o guia e o inventário apresentam similaridades quanto à forma de divulgação em meio impresso ou virtual. A descrição nos guias deve ser analítica, apresentando informações detalhadas sobre cada fundo custodiado pela instituição. No caso do inventário, a descrição deve ser sumária.
o guia é o instrumento que referencia os fundos custodiados por uma instituição e é geralmente elaborado para apresentar informações sobre arquivos históricos. O inventário pode contemplar um fundo inteiro, um grupo ou alguns deles, uma série ou algumas delas, ou parte de uma delas.
o guia apresenta a descrição sumária dos fundos. O inventário a descrição analítica.