Segundo os “Princípios de acesso aos arquivos”, do Conselho Internacional de Arquivos, as instituições custodiadoras de acervos arquivísticos devem assegurar “que restrições de acesso sejam claras e de duração determinada, baseadas em legislação pertinente”; e devem, ainda, reconhecer o direito à privacidade e respeitar os direitos dos proprietários de documentos privados. Para que seja mantido o respeito ao cumprimento de direitos para as várias partes envolvidas no acesso aos documentos de arquivo, constitui uma boa prática no acordo entre produtores e custodiadores de arquivos estabelecer as condições de acesso:
após a transferência de custódia de arquivos para a instituição de guarda, quando os instrumentos formais já estiverem sido validados.
antes ou durante os procedimentos de transferência de custódia de arquivos para a instituição de guarda, para que constem dos instrumentos formais validados.
antes, durante ou após os procedimentos de transferência de custódia de arquivos para a instituição de guarda, pois o momento no qual os acordos são feitos é irrelevante e não precisam constar em listas de recolhimento e termos de doação.
não é necessário que sejam realizados acordos com relação ao acesso a documentos de instituições públicas.
em caso de arquivos privados, antes e durante os procedimentos de transferência de custódia de arquivos para a instituição de guarda. Nesse caso, os instrumentos formais são facultativos.