Quando a correspondência é recebida no órgão (chamamos de correspondência todo documento que entra no órgão público antes de efetivamente virar processo), o Setor de Protocolo tem a incumbência de ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema, seja manual ou informatizado.
Quando o documento for particular ou sigiloso, o servidor responsável pelo protocolo:
Pode abrir o documento e verificar o teor para realizar a devida abertura do processo.
Não pode abrir o documento, pois só poderá ser aberto pelo destinatário.
Deve abrir o documento e verificar o assunto para posteriormente permitir o cadastro e a localização do documento.
Deve abrir o documento e verifica se é lícito.