Segundo a definição de Schellenberg (2004), para se tornarem arquivos, os documentos de...

preservar a historicidade das funções desenvolvidas pelo seu produtor e/ou acumulador no decorrer de suas atividades-meio ou fim quando os prazos de guarda, previstos em lei, estiverem findos.

descrever as atividades pelas quais foram gerados atribuindo-lhes valor probatório, bem como legitimar os atos normativos do órgão ao qual estão vinculados como resultados de ações formais.

possuir valor comprobatório, histórico ou científico que assegurem elementos fundamentais à constituição da memória de uma sociedade, instituição ou vida privada.

ser acumulados na realização de um determinado objetivo e possuir valor para fins outros àqueles para os quais foram produzidos, determinando seu valor de prova ou evidência.

ser produzidos ou acumulados para consecução de um determinado objetivo e possuir valor para fins outros que não aqueles para os quais foram produzidos ou acumulados.