A produção de documentos, no âmbito das instituições públicas ou privadas, não é arbitrária, nem discricional. Ao contrário, é determinada
pelo quadro de arranjo adotado pelos setores de protocolo e arquivo.
por normas formuladas pelo Conselho Nacional de Arquivos.
por tabelas de temporalidade e planos de classificação aprovados pelos órgãos competentes.
pela legislação arquivística vigente em cada unidade da Federação.
pelas funções que lhes são atribuídas e pelas normas que as regulam.