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Dependendo do contexto, de acordo com Manual de Redação da Presidência da República – 3ª edição, revista, atualizada e ampliada, o termo e-mail pode ser empregado com três sentidos.
Nesse contexto, é correto afirmar que
como sistema de transmissão de mensagens, o e-mail tornou-se prática comum apenas no âmbito privado, sendo desaconselhado na administração pública.
como gênero textual, o e-mail, por ser um tipo informal de comunicação, está dispensado do emprego da linguagem exigida nas comunicações oficiais.
como sistema de transmissão de mensagens oficiais, o e-mail tornou-se dispensável na administração pública, sendo integralmente substituído pelos aplicativos de mensageria.
como endereço eletrônico, usado por servidores públicos, o email, por não ser documento oficial, pode ser enviado de qualquer extensão, preferencialmente “.google.com” e “.gov.br”
como gênero textual, no e-mail deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial, visto que, como um ofício, pode ser considerado documento oficial.