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A utilização de um Procedimento Operacional Padrão (POP) é imprescindível em uma instituição pública ou privada que possua um sistema de gestão de qualidade. Neste contexto, é correto dizer que um POP deve:
conter as instruções sequenciais das operações e da frequência de execução, sem especificar o nome, o cargo, e/ou a função dos responsáveis.
ser elaborado pelo analista, revisado pelo supervisor, aprovado pelo gerente e datado e assinado por um auditor externo.
representar qualidade, eficiência e eficácia, obedecendo a critérios técnicos e observando normas e legislação das áreas pertinentes.
apresentar um resumo de todas as etapas necessárias para a realização de uma tarefa, diminuindo o custo e o desperdício de papel.
ficar guardado em local seguro, preferencialmente em cofre, demonstrando a seriedade e a eficiência da instituição.