“A Correspondência Oficial obedece a normas regedoras das comunicações escritas, internas ou externas das repartições públicas. Sua redação é, portanto, padronizada”, conforme o Manual de Atos Oficiais da UFMS, versão 2019.
Em relação aos ofícios, é correto afirmar que:
devem ser identificados da seguinte maneira: I) nome do documento: tipo de expediente por extenso, com todas as letras maiúsculas; II) indicação de numeração: abreviatura da palavra “número”, padronizada como “Nº”; III) informações do documento: número, ano (com quatro dígitos) e siglas usuais do setor que expede o documento, da menor para a maior hierarquia, separados por barra (/); e IV) alinhamento à margem esquerda da página.
na grafia do local e da data dos documentos, deve ser utilizada a sigla da Unidade da Federação depois do nome da cidade: Campo Grande-MS, 23 de março de 2019.
o endereçamento no corpo do ofício deve conter o pronome de tratamento e o nome do agente público.
no texto das comunicações, deve ser dada preferência ao uso das formas: Vimos, por intermédio do presente, informar / Temos a honra de / Temos o prazer de / Cumprenos informar que. Evite o emprego da forma direta no verbo.
no fechamento das comunicações, dê preferência ao uso do termo “Respeitosamente”, inclusive para autoridades de mesma hierarquia do remetente.