Arquivo Escolar é o conjunto ordenado de papéis que documentam e comprovam os fatos relativos à vida escolar do aluno e à vida funcional do corpo docente e administrativo da instituição. Toda unidade escolar deve ter um arquivo bem instalado, organizado e atualizado, de forma a oferecer informações aos seus usuários, com rapidez e presteza. Nesse sentido, os arquivos devem ser:
organizados como ativo ou passivo. Ao arquivo ativo pertencerão todas as pastas de assentamentos individuais e todos os documentos referentes a alunos matriculados, a funcionários e a professores em atividades na unidade escolar.
ordenados de acordo com a gestão escolar, e conforme a determinação da equipe gestora, de modo a facilitar o acesso dos servidores, que saberão perfeitamente o que foi escriturado e qual o adequado funcionamento.
guardados em satisfatórias condições de segurança, apresentando-se classificados e ordenados de acordo coma gestão escolar, de modo a permitir rapidamente a sua localização e consulta, feitas com a autorização e a presença do diretor escolar.
separados como arquivos passivos todas as pastas de assentamentos individuais e todos os documentos de ex-alunos, ex-professores e ex-funcionários da unidade escolar, de livre acesso para qualquer pessoa.