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Para Beltrão (in MEDEIROS; HERNANDES, 2010), a ata é o documento em que se registram, resumidamente, mas com clareza, as ocorrências de uma reunião de pessoas para determinado fim. Segundo os autores, devem constar em uma ata, EXCETO:
A ementa, que é o sumário do ato.
O local, o dia, o mês, o ano e a hora da reunião.
As pessoas presentes, com as respectivas qualificações.
A ordem do dia.
O fecho e as assinaturas de todos os participantes.