Dentre as características que os documentos oficiais seguem, destacamos clareza e precisão, que constam na redação oficial. O ofício é uma correspondência oficial e, assim:
Fonte: Manual de Redação da Presidência da República.
O texto deve transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras.
As comunicações dos documentos oficiais devem ser sempre formais.
Não deve ser redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite sua compreensão.
A mensagem do texto deve ir direto ao assunto, sem voltas e sem redundâncias.
Os assuntos não devem ser tratados de outra forma que não a estritamente impessoal.