A realização de uma licitação na modalidade pregão contempla uma fase preparatória e uma fase externa.
A fase externa deverá observar a seguinte regra:
a autoridade justificará a necessidade, os critérios para aceitação das propostas e as cláusulas do contrato;
a definição do objeto deve ser precisa e clara, sem informações irrelevantes que limitem a competição;
as cópias do edital e do respectivo aviso serão colocadas à disposição de qualquer pessoa para consulta;
o pregoeiro e a equipe de apoio serão designados dentre os servidores do órgão;
os autos do procedimento devem contemplar os elementos técnicos, como orçamento dos bens e serviços.