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Um sistema adequado de compras tem variações em função da estrutura da empresa e de sua política adotada. A área de compras vem a cada ano sofrendo reformulações na sua estrutura, sendo introduzidas alterações com características básicas para poder comprar melhor e encorajar novos e eficientes fornecedores. De tempos em tempos, esse sistema vem sendo aperfeiçoado, acompanhando a evolução e o progresso do mundo dos negócios, mas os elementos básicos permanecem os mesmos. Entre essas características, podemos destacar:
Sistema de compras de uma cotação; documentação complementar.
Sistema de preço objetivo; solicitação de compra devidamente embalada.
Duas ou mais aprovações; transporte contínuo; qualificação dos compradores.
Sistema de Custo, frete, cotação e controle.
Sistema de compras a três cotações; Sistema de preço objetivo; Duas ou mais aprovações; Documentação complementar.