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Em órgãos públicos, a fase interna dos processos de compras de materiais deve conter alguns elementos essenciais.
Em uma visão geral, a instrução processual atinente às aquisições de materiais em órgãos públicos deve conter, no mínimo, os seguintes elementos em sua fase interna:

Especificar o objeto significa:
colher preços no mercado (além de em publicações especializadas), visando a obter uma estimativa da despesa a ser realizada. Essa informação é essencial para a definição da modalidade licitatória.
expor as razões que fundamentam o pleito de aquisição do material, as quais, em última instância, devem sempre culminar no melhor atendimento ao interesse público.
verificar se há orçamento disponível e reservado para o atendimento do pleito.
descrever pormenorizadamente o material a ser adquirido, contemplando informações como: quantidade, dimensões, acondicionamento, características de padrão de qualidade, manutenção, assistência técnica, condições de guarda e armazenamento e garantias a serem requisitadas.
relacionar a demanda prevista (usualmente mediante algum procedimento de cálculo) e a quantidade a ser adquirida.