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No transporte e na distribuição de materiais, todos os documentos de qualidade dos produtos e de seus componentes devem ser mantidos para consulta de acordo com a sua vida útil. Os documentos de rastreabilidade devem ser numerados e guardados em um banco de dados para fins de consulta instantânea. A rastreabilidade pode ser feita pelo número, EXCETO:
Do lote do fabricante (nos componentes mais suscetíveis a desgastes pelo uso ou que historicamente acusam defeitos depois de um tempo de uso).
Da nota fiscal no ato de entrega da mercadoria pois, durante o transporte, é possível a troca de unidade da federação e a consequente troca da nota fiscal.
Da identificação interna de manufatura da instituição (os produtos devem receber um número de registro quando da emissão do pedido interno de vendas, que irá acompanhá-lo durante o processo produtivo e, quando pronto, receberá a marcação indelével desse número).
Sequencial de fabricação do produto (numeração em ordem crescente de todos os produtos fabricados na instituição que irá constar no sistema para sabermos o destino de cada um e, dessa forma, dar início à validade da garantia do produto a cada cliente, independente da data de sua produção).