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Em um órgão público, o controle de materiais é realizado por meio de requisições internas formalizadas pelos setores e posterior registro das movimentações em sistema próprio, com emissão periódica de relatórios gerenciais.
Determinada unidade solicitou 150 unidades de um material. O sistema registrava saldo de 180 unidades. Após análise, o almoxarife identificou que 40 dessas unidades estavam reservadas para atendimento de requisição anterior já autorizada, mas ainda não retirada pelo setor solicitante.
Considerando as boas práticas de controle e a necessidade de fidedignidade dos relatórios, a conduta correta do almoxarife é:
Atender integralmente a nova requisição, pois o saldo físico é suficiente para suprir ambas as demandas.
Cancelar automaticamente a requisição anterior, priorizando a solicitação mais recente.
Informar saldo disponível de 180 unidades no relatório e atender parcialmente a nova requisição, sem registrar a reserva existente.
Considerar como saldo disponível apenas as unidades não reservadas, atender a requisição dentro do limite possível e registrar formalmente a movimentação no sistema.