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As técnicas de arquivamento e organização de documentos são fundamentais para garantir ...

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Q3500131
Teclas de Atalhos
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Ano: 2024
Prova: AMEOSC - Prefeitura - Auxiliar Administrativo - 2024

As técnicas de arquivamento e organização de documentos são fundamentais para garantir a eficiência e a segurança no gerenciamento de informações. Elas facilitam a localização rápida de dados importantes, reduzem o risco de perda ou extravio de documentos e asseguram o cumprimento de prazos e normas legais. Além disso, uma boa organização otimiza o espaço físico ou digital, melhorando a produtividade e evitando retrabalhos. Indique a alternativa que apresenta procedimento INCORRETO de arquivamento e organização de documentos:

A

A implementação de técnicas de versionamento e controle de acesso, particularmente em sistemas de arquivamento digital, é essencial para garantir a integridade dos documentos e proteger informações sensíveis, conforme as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

B

A aplicação do ciclo de vida documental, que inclui fases de criação, utilização, armazenamento e descarte, assegura que os documentos sejam mantidos somente pelo período necessário, evitando acúmulos desnecessários e otimizando o espaço físico e digital.

C

Manter os documentos digitalizados em formatos proprietários, como arquivos de software específico, é adequado, pois mantém a estrutura original dos documentos.

D

A aplicação de técnicas de digitalização em alta resolução, acompanhada de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), garante a integridade visual dos documentos e facilita a indexação textual, tornando os arquivos mais acessíveis e pesquisáveis, especialmente em grandes bases de dados.