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Muitas vezes, a ligação telefônica é o primeiro contato do público com a instituição. Assim, o atendente deve saber que, ao receber uma ligação telefônica externa, deve dizer, nessa ordem:
um cumprimento, o nome da instituição e o seu nome.
o seu nome, o nome da instituição e uma saudação.
o nome da instituição, o seu nome e um cumprimento.
uma saudação, o seu nome e o nome da instituição.
o seu nome, um cumprimento e o nome da instituição.