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Em um órgão público, o servidor responsável por autorizar a aquisição de materiais não é o mesmo que recebe os bens no almoxarifado, que realiza o registro contábil ou que efetua o pagamento ao fornecedor; cada etapa do processo é desempenhada por agente distinto. Nesse contexto, esse procedimento de controle interno tem como finalidade principal
substituir o controle externo exercido pelo tribunal de contas sobre os atos de gestão e a execução da despesa pública.
concentrar a responsabilidade pela legalidade dos atos no órgão central de controle interno da entidade.
dispensar a documentação comprobatória das operações, desde que cada etapa seja executada por servidor diferente.
assegurar maior confiabilidade dos procedimentos administrativos por meio do acompanhamento permanente da execução das operações.
reduzir o risco de erros e fraudes, mediante a segregação das funções de autorização, execução, custódia e registro das operações.