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De acordo com Grogan (2001), o processo de referência segue uma etapa lógica de oito etapas: o problema, a necessidade de informação, a questão inicial, a questão negociada, a estratégia de busca, o processo de busca, a resposta e a solução. Em relação às duas últimas etapas é INCORRETO afirmar que:
A resposta não constitui absolutamente o fim do processo, o que o bibliotecário tem em mãos nessa etapa é simplesmente o resultado da busca.
Às vezes, a busca pode resultar infrutífera, mas isso também será uma resposta.
Uma resposta é somente uma solução potencial.
A busca infrutífera não pode ser considerada uma resposta