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Quanto à forma de organização, para que um catálogo possa tornar-se de fácil consulta e manutenção simples, deve possuir determinadas qualidades. A inserção contínua de registros bibliográficos relativos a novas manifestações e itens incorporados ao acervo, exclusão de itens descartados ou perdidos e mudanças nas representações quando necessárias indica a seguinte qualidade:
compacidade
portabilidade
flexibilidade
praticidade