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O serviço de referência é composto por duas fases que são muito importantes para fornecer respostas aos usuários. Nesse sentido, cabe ao bibliotecário, primeiramente,
buscar respostas para a demanda do usuário.
entender a demanda do usuário, por meio de diálogo que permita ao usuário esclarecer sua necessidade e formulá-la em forma de questão.
saber se a biblioteca dispõe do material para a demanda do usuário.
saber se o usuário faz parte da sua comunidade.
saber se o acervo físico e digital atende a demanda do usuário.