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No processo de informatização de ambientes de informação, a padronização de formatos e protocolos cumpre papel estratégico porque:
Substitui procedimentos técnicos por soluções automatizadas integradas.
Limita o compartilhamento de dados a ambientes tecnológicos homogêneos.
Reduz a necessidade de planejamento institucional para o uso da informação.
Possibilita a comunicação entre sistemas distintos e o intercâmbio de registros informacionais.