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Atualmente, a utilização da tecnologia e dos sistemas de informação nas empresas é condição estritamente vital para seu sucesso. Aplicar novas tecnologias de informatização nos serviços oferecidos por bibliotecas e arquivos é uma atividade que envolve vários aspectos, como escolhas de software e hardware, cumprimento de normas e padrões etc. Existem três instrumentos essenciais para o processo de automação, e que são considerados na análise do software; são eles: ISO 2709, formato MARC e protocolo Z39.50. O protocolo Z39.50 conta com arquitetura cliente-servidor, especialmente criado para:
sistema numérico que permite a identificação única e precisa de informação veiculada na internet.
busca e recuperação de informação em bases de dados distintas, utilizando uma interface de usuário comum.
representação física numérica de documentos, em um meio legível por computador, com informações bibliográficas de todo tipo de material.
processo de conversão de registros bibliográficos em meios manuais para meios eletrônicos.
índices relacionais dos dados em que as entradas são relacionadas aos pontos de classificação para o formato de intercâmbio de registros bibliográficos.