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A etiquetagem é o elo definitivo entre o espécime e o seu contexto biológico e geográfico. Para evitar ambiguidades e garantir que os dados sobrevivam a erros de interpretação ao longo de décadas, a literatura especializada e os manuais de curadoria recomendam normas específicas de redação. Acerca da especificação das informações em rótulos de coleções zoológicas, determina-se que:
a data de coleta deve ser escrita preferencialmente no formato numérico abreviado (ex: 01/02/03), por ser um padrão universal que economiza espaço físico nas etiquetas de espécimes pequenos
a localidade de coleta deve ser registrada da maior para a menor unidade geográfica (País, Estado, Município e Localidade específica), acompanhada, sempre que possível, de coordenadas geodésicas
o nome do coletor deve ser grafado apenas por suas iniciais (ex: J.M.S.), visando a padronização e o sigilo de dados pessoais conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) aplicada a coleções científicas
em coleções de via seca, o nome científico do espécime deve ser obrigatoriamente escrito a lápis no rótulo principal de coleta, pois a grafia a lápis é a única que resiste ao ataque de fungos e umidade em armários de aço
as coordenadas geográficas devem ser registradas exclusivamente em Graus, Minutos e Segundos (GMS), sendo vedado o uso de Graus Decimais para evitar erros de arredondamento em sistemas de catalogação informatizada


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