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Alguns servidores guardam papéis em gavetas pessoais, outros empilham documentos em mesas para organizar depois, e não há orientação institucional escrita sobre esses procedimentos. Considerando os princípios da eficiência, da continuidade do serviço público e da gestão arquivística de documentos, a prática administrativa mais adequada para assegurar organização, rastreabilidade e segurança da informação é:
adotar método de arquivamento previamente definido, com critérios de classificação, padronização e registro sistemático dos documentos
permitir que cada servidor arquive documentos conforme sua preferência pessoal, desde que dentro do setor
priorizar apenas a rapidez no arquivamento, dispensando padrões formais de organização
manter documentos empilhados temporariamente, aguardando momento oportuno para futura organização