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Ao receber um veículo oficial para realizar determinado deslocamento, o motorista verifica que a documentação está disponível no veículo. Além de conferir sua presença, é recomendável:
Substituir a documentação original por cópias simples durante toda a utilização do veículo.
Solicitar nova emissão da documentação antes de cada viagem, independentemente de sua validade.
Conferir apenas a existência do documento de identificação do veículo, dispensando outras verificações administrativas.
Verificar se a documentação corresponde ao veículo utilizado e comunicar eventual irregularidade ao setor responsável.
Manter a documentação sob sua guarda permanente, ainda que outro motorista utilize posteriormente o veículo.