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Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. Nesse sentido, a metodologia a ser adotada deve atender às necessidades da instituição a que serve, considerando-se cada estágio de evolução por que passam os arquivos. Tais estágios são definidos como as três idades dos arquivos. Essas idades são
ativa, semipermanente e histórica.
corrente, intermediária e permanente.
ativa, semipermanente e probatória.
corrente, intermediária e informativa.