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Para o desenvolvimento de um sistema de documentação museológica que seja representativo e funcional, destaca-se a necessidade de criação de vocabulários controlados que têm por objetivo:
Elaborar uma linguagem natural sobre a área tipológica do acervo salvaguardado.
Estabelecer ligação entre os campos de conhecimento do museu, a fim de descrever as informações extrínsecas dos objetos museológicos.
Estruturar relações semânticas determinando conceitos e termos a partir de esquemas hierárquicos que auxiliam a busca de informações.
Organizar lista de assuntos principais sobre as formas de representação do acervo museológico da instituição.
Produzir um manual detalhado das principais áreas relativas ao acervo da instituição museológica.