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O Livro de Tombo tem uma característica cartorial, ou seja, só é objeto museal o que passar por aquelas páginas. Esse livro conta a história da patrimonialização dos itens de forma sucinta. Museus antigos, de pequeno porte ou com pessoal administrativo reduzido, podem ter apenas um Livro de Tombo como registro de objeto.
A partir do exposto, compreende-se que o Tombo é um:
documento administrativo e sistema de recuperação de informação;
instrumento de classificação de objetos e documento administrativo;
instrumento de sistematização de coleções e documento administrativo;
indexador de conteúdo e documento administrativo;
inventário.