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A documentação museológica (como uma ficha catalográfica, por exemplo) precisa ser elaborada considerando o público interno e externo da instituição.
O pesquisador documentalista, então, ao documentar uma peça, deve:
analisar e detalhar as informações intrínsecas e extrínsecas das peças;
municiar a curadoria de acervo do museu de informação;
sintetizar as informações sobre o objeto;
organizar dossiês sobre a peça, que depois se tornam sistema de recuperação de informação;
incrementar as formas de localização da peça.