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De acordo com Azevedo e Costa (2006), organizar reuniões é uma tarefa que requer um profissional eficaz.
De acordo com as autoras, são procedimentos a serem adotados pelo profissional do Secretariado ao se organizar uma reunião, exceto:
Confirmar os participantes e providenciar a convocação.
Entregar junto à convocação a ata com os assuntos tratados na reunião.
Informar com antecedência a data, horário de início e término, local, nome dos participantes e assunto a ser abordado.
Fazer vistoria no local após o término da reunião.