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Duas razões têm feito a utilização de correio eletrônico mais frequente na comunicação interna e externa em organizações públicas, segundo a Cartilha de Gestão de Mensagem de Correio Eletrônico no Arquivo Nacional (2013).
São elas:
facilidade de envio e custo elevado.
facilidade de envio e custo reduzido.
complexidade de envio e custo reduzido.
complexidade de envio e falta de segurança de dados.
facilidade de envio e falta de segurança de dados.