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Considere a seguinte hipótese:
O Presidente da República confirmou a presença em um jantar programado pela Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso do Sul. Além dele, foram convidadas outras personalidades ilustres da vida política do Estado. Algumas pessoas, alegando problemas na agenda pessoal, comunicaram à equipe do Cerimonial do evento a impossibilidade de comparecer e apresentaram representantes para suprir a ausência.
Caberá à equipe de Cerimonial
comunicar ao convidado que seu representante não terá lugar na mesa de autoridades, mas terá lugar garantido em outras mesas.
solicitar a presença do representante com alguns minutos de antecedência para as devidas anotações na nominata.
informar a essas pessoas que, de acordo com a legislação, quando o Presidente da República comparecer, ninguém podera fazer-se representar.
esclarecer que os representantes em eventos com o Presidente da República não poderão fazer uso da palavra.
informar que os representantes deverão comparecer ao local após o término do jantar para ouvir as mensagens do Presidente e demais autoridades.