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As atividades realizadas pela equipe responsável pelo cerimonial que estão relacionadas a um pré-evento são:
entrega de certificados, envio de cartas de agradecimento e check-list dos equipamentos audiovisuais.
avaliação do evento, envio de cartas de agradecimento e estabelecimento de cronograma.
entrega de materiais aos participantes, check-list dos equipamentos audiovisuais e serviço de recepção.
confecção do brienfing, estabelecimento de cronograma e elaboração de convite.