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Veiga (2010) define que, para que a reunião atinja o seu objetivo, é preciso que algumas providências sejam tomadas, e cabe à secretária ou a quem for secretariar encarregar-se delas. Segundo a referida autora, a realização de uma reunião envolve alguns aspectos básicos, EXCETO:
Convocação dos participantes.
Pauta.
Lista de presença.
Ata.
Relatório financeiro.