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Um dos pilares do controle de estoque efetivo é o fluxo de informações adequado e rastreável. A adoção de alguns documentos padronizados, como a requisição de compra, pedido de cotação, pedido de compra, nota fiscal e requisição de material pode possibilitar e facilitar esse processo. A função do pedido de cotação é solicitar
a aquisição de um item para repor o estoque.
as informações sobre as condições de fornecimento de um determinado produto ou serviço, como prazo, preço e frete.
a entrega de um item ao fornecedor que melhor atende às condições de fornecimento.
a entrega do pedido de compra.
o pedido de retirada de um item em estoque para consumo da empresa.