Um órgão público implantou um sistema informatizado de gestão integrada (ERP) para controle de materiais, com módulos de compras, almoxarifado e contabilidade interligados.
Durante auditoria, constatou-se que alguns servidores realizavam a saída física de materiais antes do registro no sistema, efetuando o lançamento apenas ao final do expediente. Em determinado dia, houve queda de energia antes que os lançamentos fossem realizados, gerando divergência entre saldo físico e saldo registrado no ERP.
Considerando os princípios de controle interno, rastreabilidade e integridade das informações em sistemas informatizados, assinale a alternativa que apresenta a conduta mais adequada:
Determinar que toda movimentação (entrada ou saída) seja registrada no ERP no momento da ocorrência, preferencialmente antes da liberação física do material.
Manter o procedimento de registro posterior, desde que o servidor responsável assuma eventual diferença de estoque.
Permitir saídas físicas sem registro prévio, desde que haja requisição em papel assinada pelo setor solicitante.
Autorizar que apenas o setor contábil realize os lançamentos no ERP, centralizando todas as movimentações ao final do mês.