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No cotidiano de um Técnico em Patrimônio, a utilização de sistemas informatizados e tecnologias de identificação, como o código de barras ou QR Code, visa otimizar a gestão dos bens públicos.
Ao realizar o processo de incorporação e etiquetagem de um novo equipamento, a finalidade técnica primordial da etiqueta de identificação (número de inventário/tombamento) fixada no bem é:
Impedir fisicamente que o bem seja movimentado ou transferido de setor após o registro inicial no sistema de gestão.
Dispensar a necessidade de inventários físicos periódicos, uma vez que a etiqueta garante a atualização automática do sistema via satélite.
Registrar automaticamente a valorização de mercado do bem, substituindo o lançamento manual de cálculos de depreciação.
Substituir a emissão do Termo de Responsabilidade, transferindo a guarda jurídica do bem automaticamente para quem realizar a leitura do código.
Vincular o objeto físico ao seu registro numérico e contábil no sistema, permitindo a individualização do bem e o controle de seu histórico e localização.