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Uma equipe que trabalha em ouvidorias públicas deve se capacitar para agir observando algumas competências. Um exemplo de competência de ouvir e compreender consiste em:
decodificar a expectativa do cidadão em uma solicitação clara e objetiva
consolidar e analisar as informações obtidas por meio do atendimento ao cidadão
identificar a relação entre o problema apresentado pelo cidadão e suas condições de vida
informar aos cidadãos quais são os órgãos que devem ser acionados, quais são suas responsabilidades e de que forma a resposta pode ser cobrada