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Ao protocolo de um órgão chegaram, simultaneamente, uma correspondência particular endereçada a servidor, um ofício de órgão externo que demanda decisão da autoridade competente e um documento avulso relativo a processo administrativo em curso.
Com base nessa situação hipotética e nos procedimentos gerais de protocolo aplicáveis aos órgãos e às entidades da Administração Pública Federal, assinale a opção correta.
A correspondência particular deve ser aberta e registrada no protocolo, a fim de que se possa aferir sua pertinência às atribuições institucionais do órgão.
O ofício oriundo do órgão externo deve ser arquivado de imediato no próprio setor de protocolo, dispensada a formação de processo, por se tratar de documento de origem externa.
O documento avulso, relativo ao processo em curso, deve dar origem à autuação de um novo processo administrativo, de modo a preservar a autonomia de cada peça documental.
O registro pode ser dispensado quando a tramitação se der por meio eletrônico, uma vez que o próprio sistema informatizado supre a formalização da entrada do documento.
O ofício externo, que demanda decisão da autoridade, deve ser autuado, formando o processo; e o documento avulso deve ser juntado ao processo já em curso.