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O setor de protocolo deve ser considerado o portal de entrada e de saída dos documentos de uma entidade. A etapa de expedição da atividade de protocolo é caracterizada por:
Receber documentos provenientes de várias origens.
Enviar o documento ao seu destinatário, sendo este da própria instituição.
Enviar o documento ao seu destinatário, sendo este de outra instituição.
Cadastrar o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo a ele um número codificado de acompanhamento.
Efetuar a análise do documento a fim de identificar o seu assunto, classificando-o de acordo com o plano de classificação da instituição.