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Segundo Bellotto (2008), a conceituação básica do respeito aos fundos de arquivo, internacionalmente aceita, permite que se depreenda o seguinte aspecto fundamental:
a noção de fundo está ligada ao “proprietário” do conjunto
os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relações entre si
para a constituição de um fundo, o seu produtor precisa ter existência política
o fator norteador da constituição do fundo é a diacronia entre a atividade e a acumulação