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O trabalho de arranjo dos documentos de arquivo é iniciado a partir do seu recolhimento e exige três etapas preliminares, a serem desenvolvidas, que são:
diagnóstico das temáticas do material; identificação da temporalidade; ordenação do acervo
descrição dos documentos; respeitar o órgão de origem; respeitar a ordem estrita em que os documentos se apresentam
levantamento da evolução institucional do produtor; prospecção arqueológica da documentação a arranjar; estudo institucional das entidades produtoras do material detectado
ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações; organização dos manuscritos de acordo com princípios arquivísticos; classificação dos documentos nos arquivos de terceira idade